Funktionen
Dokumente und PDF — alles an einem Ort, immer auf Knopfdruck.
Ein zentraler Dokumentenspeicher pro Objekt, Vertrag oder Mieter — kombiniert mit automatischer PDF-Generierung für alle wichtigen Vermieter-Dokumente. Aktenordner und Word-Vorlagen werden überflüssig.
Schluss mit dem Aktenordner-Chaos
In vermieter.services hat jedes Objekt, jeder Vertrag und jeder Mieter einen eigenen Dokumentenbereich. Sie laden hoch, was anfällt: Energieausweis, Versicherungspolice, Wartungsbelege, Schornsteinfeger-Protokoll, Mieter-Selbstauskunft, Bonitätsnachweis, Übergabeprotokoll. Alle Dateien werden mit Tags und Kategorien strukturiert, durchsuchbar und mit Versionsverlauf gespeichert. Wenn Sie zwei Jahre später eine Frage zu einer Reparatur haben, finden Sie den Beleg in Sekunden statt Stunden.
PDF-Generierung mit Ihrem Briefkopf
Statt Word-Vorlagen mit Suchen-und-Ersetzen zu pflegen, generiert vermieter.services PDF-Dokumente automatisch — mit Ihrem Briefkopf und den richtigen Vertrags- und Stammdaten. Die Liste der unterstützten Dokumente:
- • Mietverträge mit allen Pflichtangaben
- • Übergabe- und Rückgabeprotokolle
- • Mahnungen aller drei Stufen
- • Nebenkostenabrechnungen mit Einzelabrechnungen
- • Mietanpassungsschreiben (Index, Staffel, Mietspiegel)
- • Kündigungsschreiben für Vermieter
- • SEPA-Mandate
- • Mietbescheinigungen, Kautionsabrechnungen
- • Renovierungs- und Modernisierungsankündigungen
- • Anlage V (Vermietung & Verpachtung) für die Steuererklärung
Serienbriefe für mehrere Mieter
Wenn Sie alle Mieter eines Hauses informieren müssen — etwa über eine Modernisierungsankündigung, einen geplanten Stromausfall oder eine Nachbarschaftsregelung — verwenden Sie das Bulk-Letter-Modul. Sie wählen Empfänger nach Objekt, Status oder Kriterium aus, schreiben Ihren Brief im Editor, der Platzhalter wie {Name} oder {Wohnungsnummer} versteht, und versenden alles in einem Rutsch — als E-Mail oder als druckfertige PDF-Sammlung.
Sicherer Belegversand ohne Mail-Anhänge
Bei der Nebenkostenabrechnung müssen Mieter die Belege einsehen können — als Anhang verstopft das jedoch jedes E-Mail-Postfach. vermieter.services versendet stattdessen sichere, zeitlich begrenzte Download-Links. Der Mieter klickt, sieht eine sortierte Liste aller Belege im Browser, kann einzelne PDFs herunterladen oder das ganze Paket als ZIP. Nach 30 Tagen verfällt der Link — sensible Daten verschwinden automatisch.
Highlights
- Zentraler Speicher: Pro Objekt, Vertrag und Mieter.
- PDF-Generator: 12+ vorbereitete Vermieter-Dokumente.
- Serienbriefe: Mit Platzhalter-Editor für Massenkommunikation.
- Sichere Links: Belegversand ohne Mail-Anhänge.
Häufige Fragen
Welche Dokumente kann ich generieren?
Mietverträge, Übergabe- und Rückgabeprotokolle, Mahnungen aller Stufen, Nebenkostenabrechnungen mit Einzelabrechnungen, Mietanpassungsschreiben (Index/Staffel), Kündigungsschreiben, SEPA-Mandate, Mietbescheinigungen, Kautionsabrechnungen und Serienbriefe.
Werden Dokumente versioniert?
Hochgeladene Dokumente werden mit Upload-Datum und -Nutzer protokolliert. Wenn Sie ein Dokument ersetzen, bleibt die Vorgängerversion verfügbar. Bei automatisch generierten PDFs (Mahnungen, Abrechnungen) bleibt die ursprünglich versendete Version unverändert erhalten.
Kann ich die PDF-Vorlagen anpassen?
Ihr Briefkopf (Vermietername, Logo, Adresse, IBAN, Kontaktdaten) wird automatisch auf jedes generierte Dokument gesetzt. Inhaltliche Templates (Mietvertrag, Mahnstufen-Texte) lassen sich auf Wunsch im Professional-Plan anpassen.
Wie sicher sind die Dokumente gespeichert?
Alle Dokumente werden verschlüsselt in S3-kompatiblem Object-Storage in Deutschland gespeichert. Zugriff erfolgt über zeitlich begrenzte, signierte URLs. Sensible Anhänge wie Belege zur Nebenkostenabrechnung werden niemals als E-Mail-Attachment versendet, sondern über sichere Download-Links freigegeben.
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