Heizkostenabrechnung erstellen. HeizKV richtig anwenden — 2026.

1. Warum Heizkosten nicht nach Fläche abgerechnet werden dürfen

Während die meisten Betriebskosten nach einem frei vereinbarten Schlüssel verteilt werden dürfen, sind Heizung und Warmwasser ein gesetzlicher Sonderfall. Die Heizkostenverordnung (HeizKV) verpflichtet Vermieter, diese Kosten überwiegend nach dem tatsächlichen Verbrauch abzurechnen. Der Gedanke dahinter: Wer weniger heizt, soll weniger zahlen — ein Anreiz zum Energiesparen.

Die HeizKV gilt vorrangig vor abweichenden Vereinbarungen im Mietvertrag (§ 2 HeizKV). Selbst wenn im Vertrag „Heizkosten nach Wohnfläche" steht, ist diese Klausel unwirksam, soweit sie der verbrauchsabhängigen Abrechnung widerspricht. Ausnahmen regelt § 11 HeizKV abschließend — etwa Gebäude mit weniger als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt, oder Räume, in denen eine Verbrauchserfassung technisch nicht möglich ist.

2. Welche Kosten in die Heizkostenabrechnung gehören

In die Heizkostenabrechnung dürfen ausschließlich die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungs- und Warmwasseranlage einfließen (§ 7 Abs. 2, § 8 Abs. 2 HeizKV). Dazu zählen:

• Die verbrauchten Brennstoffe (Gas, Öl, Fernwärme, Pellets) inklusive Lieferkosten.
• Der Betriebsstrom der Heizungsanlage (Pumpen, Brenner, Regelung).
• Die Wartung und Reinigung der Anlage sowie die Abgasmessung durch den Schornsteinfeger.
• Die Kosten der Verbrauchserfassung: Miete oder Eichung der Zähler, Ablesung und Abrechnung durch den Wärmedienst (z. B. Techem, Ista, Brunata).
• Bei verbundenen Anlagen anteilig die Kosten der Warmwasserbereitung.

3. Die Verteilung: 50/50 bis 70/30 nach § 7 HeizKV

Das Herzstück der Heizkostenabrechnung ist die Aufteilung in zwei Töpfe:

• Verbrauchskosten — mindestens 50 %, höchstens 70 % der Gesamtkosten, verteilt nach den abgelesenen Verbrauchswerten (§ 7 Abs. 1 Satz 1 HeizKV).
• Grundkosten — der verbleibende Anteil (30 % bis 50 %), verteilt nach Wohn- oder Nutzfläche. Sie decken den Wärmebedarf, der unabhängig vom individuellen Heizverhalten entsteht (Rohrleitungsverluste, Bereitschaftswärme).

Innerhalb der Spanne darf der Vermieter den Maßstab grundsätzlich frei wählen — üblich und für die meisten Gebäude sinnvoll ist die 70/30-Verteilung. Für gut gedämmte Gebäude, die die Anforderungen der Wärmeschutzverordnung 1994 erfüllen und deren Wärme überwiegend über freiliegende Leitungen verteilt wird, schreibt § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizKV zwingend einen Verbrauchsanteil von 70 % vor. Der einmal gewählte Maßstab gilt für das gesamte Abrechnungsjahr und darf nur zum Beginn einer neuen Periode geändert werden (§ 6 Abs. 4 HeizKV).

4. Verbundene Anlagen: Heizung + Warmwasser trennen (§ 9)

Erzeugt eine gemeinsame Anlage sowohl Heizwärme als auch Warmwasser, müssen die Gesamtkosten zuerst auf die beiden Zwecke aufgeteilt werden, bevor jeder Topf einzeln verteilt wird. Maßgeblich ist die auf das Warmwasser entfallende Wärmemenge.

• Seit 2014 ist diese Wärmemenge grundsätzlich mit einem Wärmemengenzähler zu messen (§ 9 Abs. 2 Satz 1 HeizKV).
• Ist die Messung technisch nicht möglich oder unverhältnismäßig teuer, darf ersatzweise die gesetzliche Berechnungsformel nach § 9 Abs. 2 HeizKV angewandt werden, die aus der gemessenen Warmwassermenge und der Warmwassertemperatur die Energiemenge schätzt.
• Erst nach dieser Trennung werden Heizkosten (50–70 % Verbrauch) und Warmwasserkosten (§ 8: mindestens 50 % Verbrauch) getrennt verteilt.

Wer die Trennung unterlässt und Heiz- und Warmwasserkosten in einen Topf wirft, erstellt eine fehlerhafte Abrechnung — auch das löst das Kürzungsrecht nach § 12 HeizKV aus.

5. Die 6 Schritte einer Heizkostenabrechnung

1. 01

   Abrechnungszeitraum und Zählerstände erfassen

   Maximal 12 Monate. Zu Beginn und Ende der Periode die Stände aller Wärmemengenzähler und Heizkostenverteiler ablesen — bei Mieterwechsel zusätzlich eine Zwischenablesung.

2. 02

   Gesamtkosten zusammenstellen

   Brennstoffrechnungen, Betriebsstrom, Wartung, Schornsteinfeger und die Kosten des Wärmedienstes zu den Gesamtkosten der Periode addieren.

3. 03

   Warmwasseranteil abtrennen (bei verbundener Anlage)

   Wärmemenge für Warmwasser per Wärmemengenzähler ermitteln oder nach § 9 Abs. 2 HeizKV berechnen und die Kosten entsprechend trennen.

4. 04

   In Grund- und Verbrauchskosten aufteilen

   Den gewählten Maßstab (z. B. 70/30) anwenden: Grundkostenanteil nach Fläche, Verbrauchsanteil nach abgelesenen Einheiten.

5. 05

   CO₂-Kostenanteil des Vermieters herausrechnen

   Seit 2023 trägt der Vermieter je nach energetischem Zustand des Gebäudes einen Teil der CO₂-Kosten (CO2KostAufG-Stufenmodell) — dieser Anteil darf nicht auf den Mieter umgelegt werden.

6. 06

   Vorauszahlungen verrechnen und zustellen

   Geleistete Heizkosten-Vorauszahlungen abziehen, das Ergebnis (Guthaben oder Nachzahlung) ausweisen und die Abrechnung fristgerecht zustellen.

6. Fernablesepflicht und monatliche Verbrauchsinfo

Die HeizKV-Novelle von 2021 hat zwei neue Pflichten gebracht, die viele Vermieter unterschätzen:

• Fernablesbarkeit (§ 5 Abs. 2): Seit dem 1.12.2021 dürfen nur noch fernablesbare Erfassungsgeräte neu installiert werden. Alle bestehenden, nicht fernablesbaren Geräte sind bis zum 31.12.2026 umzurüsten.
• Monatliche Verbrauchsinformation (§ 6a): Bei fernablesbaren Geräten muss dem Mieter seit 2022 monatlich eine Information über seinen Heiz- und Warmwasserverbrauch bereitgestellt werden — inklusive Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahr.

Verstößt der Vermieter gegen die Pflicht zur monatlichen Verbrauchsinformation, kann der Mieter die Heizkosten ebenfalls um 3 % kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizKV) — zusätzlich zum allgemeinen 15-%-Kürzungsrecht.

7. Das 15-%-Kürzungsrecht (§ 12 HeizKV)

§ 12 HeizKV ist die schärfste Sanktion der Verordnung: Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Heizkostenanteil pauschal um 15 % kürzen. Das Kürzungsrecht greift unabhängig davon, ob dem Mieter tatsächlich ein Nachteil entstanden ist. Typische Auslöser:

• Reine Abrechnung nach Wohnfläche statt nach Verbrauch.
• Fehlende oder defekte Erfassungsgeräte ohne zulässige Ausnahme nach § 11.
• Nicht getrennte Abrechnung von Heizung und Warmwasser bei verbundenen Anlagen.
• Geräte, die nach dem 31.12.2026 immer noch nicht fernablesbar sind.

8. Häufige Fehler in der Praxis

9. Häufige Fragen

Wie wird die Heizkostenabrechnung aufgeteilt?

Nach § 7 Abs. 1 HeizKV müssen mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden, der Rest als Grundkosten nach Wohn- oder Nutzfläche. In der Praxis ist die 70/30-Verteilung (70 % Verbrauch, 30 % Grundkosten) der häufigste Schlüssel. Eine reine Abrechnung nach Quadratmetern ist unzulässig.

Wann sind 70/30 und wann 50/50 vorgeschrieben?

Innerhalb der Spanne 50–70 % darf der Vermieter den verbrauchsabhängigen Anteil grundsätzlich frei wählen. Für bestimmte Gebäude mit Dämmung nach der Wärmeschutzverordnung 1994 und einer von der freiliegenden Leitung versorgten Anlage schreibt § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizKV jedoch zwingend 70 % Verbrauchsanteil vor. Ein einmal gewählter Maßstab gilt für das ganze Abrechnungsjahr.

Was gilt bei verbundenen Anlagen für Heizung und Warmwasser?

Erzeugt eine gemeinsame Anlage Heizwärme und Warmwasser, muss die auf das Warmwasser entfallende Wärmemenge seit 2014 mit einem Wärmemengenzähler gemessen werden (§ 9 Abs. 2 HeizKV). Nur wenn das technisch nicht möglich ist, darf ersatzweise die gesetzliche Formel angewandt werden. Anschließend werden Heiz- und Warmwasserkosten getrennt verteilt.

Was passiert, wenn nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird?

Der Mieter darf den auf ihn entfallenden Anteil der Heizkosten um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizKV). Das Kürzungsrecht greift bei jedem Verstoß gegen die verbrauchsabhängige Abrechnung — etwa fehlende Erfassung, reine Flächenabrechnung oder nicht fernablesbare Geräte ohne zulässigen Ausnahmegrund.

Müssen Heizkostenverteiler fernablesbar sein?

Seit dem 1. Dezember 2021 dürfen nur noch fernablesbare Zähler und Heizkostenverteiler neu installiert werden (§ 5 Abs. 2 HeizKV). Bereits verbaute, nicht fernablesbare Geräte müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Bei fernablesbaren Geräten ist dem Mieter zusätzlich eine monatliche Verbrauchsinformation bereitzustellen (§ 6a HeizKV).

Bis wann muss die Heizkostenabrechnung beim Mieter sein?

Ist sie Teil der Betriebskostenabrechnung, gilt dieselbe Frist wie dort: spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Für die Abrechnung des Kalenderjahres 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Nach Fristablauf verfallen Nachforderungen.